A. Pengertian Administrasi
Menurut KBBI Administrasi adalah
usaha dan kegiatan yang meliputi: penetapan tujuan, serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan
penyelenggaraan pemerintah, kegiatan kantor dan tata usaha.
B. Fungsi Administrasi (Quible, 2001)
1.
Fungsi Rutin
2.
Fungsi Teknis
3.
Fungsi Analisis
4.
Fungsi Interpersonal
5.
Fungsi Manajerial
C. Unsur Administrasi (The
Liang Gie)
1. Pengorganisasian
2.
Manajemen
3.
Tata hubungan
4.
Kepegawaian
5.
Keuangan
6.
Pembekalan
7.
Tata Usaha
8.
Perwakilan
Ø Dokumen Administrasi Surat Untuk Usaha
A. Surat Masuk
Adalah surat-surat
yang diterima oleh suatu usaha yang berasal dari individu atau organisasi lain.
B. Surat Keluar
Adalah surat-surat
yang dibuat dan dikeluarkan sebuah usaha untuk dikirimkan kepada pihak lain.
Ø Manfaat dari penanganan surat yang baik, yaitu
:
1.
Tata letak surat jelas dan tersusun rapi.
2.
Informasi penting akan sampai kepada pihak yang berkepentingan.
3.
Surat yang tersimpan dengan baik akan lebih mudah ditemukan ketika suatu saat
ditemukan.
4.
Memudahkan kegiatan operasional.
Ø Fungsi Surat, yaitu :
1.
Sebagai alat komunikasi secara tertulis.
2.
Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan.
3.
Sebagai alat bukti tertulis yang sangat autentik.
4.
Dapat menjadi nilai historis.
5.
Sebagai duta organisasi.
6.
Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Ø Jenis Jenis Surat Untuk Usaha, yaitu :
1. Surat
Niaga
· Surat Perkenalan
· Surat Penawaran
· Surat Permintaan
Penawaran
· Surat Pesanan
· Surat Konfirmasi
Pesanan
· Surat Pemberitahuan
Pengiriman Barang
· Surat Penolakan
Pesanan
· Surat Pengaduan
· Surat Jawaban
Pengaduan
· Surat Penagih
· Surat Pengiriman
Pembayaran
· Surat Penangguhan
Pembayaran
Contoh surat pesanan
Contoh surat pesanan barang elektronik
Contoh surat perkenalan produk
Contoh surat penolakan pesanan
Contoh surat pengiriman pembayaran
Contoh surat penangguhan pembayaran
Contoh surat penagihan
Contoh surat pemberitahuan pengiriman barang
Contoh surat konfirmasi pesanan
Contoh surat jawaban pengaduan
Ø Dokumen Administrasi
Laporan Untuk Usaha
Laporan
adalah pekerjaan administrasi dalam tata usaha karena terdapat kegiatan
pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.
1. Fungsi Laporan, yaitu :
a). Sebagai bahan pertanggung jawaban.
b). Sebagai alat penyampaian informasi.
c). Sebagai alat pengawasan.
d). Sebagai bahan penilaian.
e). Sebagai bahan pengambilan keputusan.
2. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan,
yaitu :
a). Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat.
b). Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas.
c). Laporan harus lengkap.
d). Laporan harus langsung mengenai sasaran.
e). Laporan disampaikan pada orang dan alamat tujuan yang
tepat.
f). Laporan dibuat tepat waktu.
g). Laporan harus disertai bukti-bukti terkait.
3. Langkah-langkah membuat laporan, yaitu :
a). Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.
b). Mengumpulkan bahan,data dan fakta.
c). Mengklarifikasi data.
d). Mengevaluasi dan mengolah data.
e). Membuat kerangka laporan.
4. Kerangka Laporan, yaitu :
a). Pendahuluan, terdiri atas tujuan dari laporan.
b). Batang tubuh/isi, berisi data, pelaksanaan kegiatan,
masalah yang terjadi serta pembahasannya.
c). Lampiran
pendukung/portofolio, berisi keterangan tambahan.
5. Jenis-jenis Laporan, yaitu :
a). Laporan berdasarkan waktu
-Laporan berkala/periodic
-Laporan insidental
b). Laporan berdasarkan bentuk
-Laporan berbentuk surat
-Laporan berbentuk naskah
-Laporan berbentuk memo
c). Laporan berdasarkan penyampaian
-Laporan lisan
-Laporan tertulis
-Laporan visual
d). Laporan berdasarkan sifat
-Laporan biasa
-Laporan penting
e). Laporan berdasarkan isinya
-Laporan rekomendasi
-Laporan analisis
-Laporan kelayakan
-Laporan pertanggung jawaban
Ø Dokumen Administrasi Formulir Untuk Usaha
Formulir dibuat karena
permintaan dan seragam terhadap informasi tertentu sehingga data dibuat secara
berulang kali yang berakibat pada ketidak efektifan dan ketidak efisienan.
I. Manfaat membuat formulir, yaitu :
a). Menghemat waktu dan tenaga.
b). Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan.
c). Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya
penyimpangan.
d). Mengurangi kegiatan
fotocopy.
II. Fungsi formulir, yaitu :
a). Mencari suatu keterangan tertentu.
b). Menghimpun data yang sama.
c). Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa
bagian yang berbeda.
d). Sebagai bukti fisik.
e). Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja.
III. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam membuat
formulir, yaitu :
a). Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan
yang jelas.
b). Perhatikan efektifitas dan efisiensi formulir karena
tidak semua informasi harus dibuatkan formulir.
c). Ada standarisasi dalam pembuatan formulir.
d). Kata tersusun dengan rapi, logis dan praktis
e). Formulir dibuat sederhana.
f). Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu
disediakan ruang kosong yang cukup.
g). Harus ada judul nama formulir.
h). Gunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.
i). Cantumkan nama organisasi untuk formulir keluar
kantor.
j). Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan
sebaik mungkin dan direncanakan secara matang.
IV. Jenis jenis formulir untuk usaha, yaitu :
a). Formulir internal, yaitu formulir yang digunakan
didalam lingkungan usaha.
b). Formulir eksternal, yaitu formulir yang dibutuhkan oleh
badan usaha, tetapi berasal dari luar lingkungan usaha.
Ø Dokumen
Administrasi Catatan Tertulis & Pengarsipan Formulir Untuk Usaha
Cara-cara pengarsipan formulir, yaitu :
a). Sistem abjad
b). Sistem perihal
c). Sistem nomor
d). Sistem geografis
e). Sistem tanggal
Komentar
Posting Komentar