BAB 3. Dokumen Administrasi Usaha Negara

A. Pengertian Administrasi

   Menurut KBBI Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi: penetapan tujuan, serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan untuk mencapai tujuan, kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintah, kegiatan kantor dan tata usaha.

B. Fungsi Administrasi (Quible, 2001)

1. Fungsi Rutin

2. Fungsi Teknis

3. Fungsi Analisis

4. Fungsi Interpersonal

5. Fungsi Manajerial

C. Unsur Administrasi (THE LIANG GIE)

1. Pengorganisasian

2. Manajemen

3. Tata hubungan

4. Kepegawaian

5. Keuangan

6. Pembekalan

7. Tata Usaha

8. Perwakilan

Ø Dokumen Administrasi Surat Untuk Usaha

   A. Surat Masuk

       Adalah surat-surat yang diterima oleh suatu usaha yang berasal dari individu atau organisasi lain.

   B. Surat Keluar

       Adalah surat-surat yang dibuat dan dikeluarkan sebuah usaha untuk dikirimkan kepada pihak lain.

Ø Manfaat dari penanganan surat yang baik

1. Tata letak surat jelas dan tersusun rapi.
2. Informasi penting akan sampai kepada pihak yang berkepentingan.
3. Surat yang tersimpan dengan baik akan lebih mudah ditemukan ketika suatu saat ditemukan.
4. Memudahkan kegiatan operasional.

Ø Fungsi Surat

1. Sebagai alat komunikasi secara tertulis.
2. Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan.
3. Sebagai alat bukti tertulis yang sangat autentik.
4. Dapat menjadi nilai historis.
5. Sebagai duta organisasi.
6. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Ø   Jenis Jenis Surat Untuk Usaha

1. Surat Niaga

·    Surat Perkenalan

·    Surat Penawaran

·    Surat Permintaan Penawaran

·    Surat Pesanan

·    Surat Konfirmasi Pesanan

·    Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

·    Surat Penolakan Pesanan

·    Surat Pengaduan

·    Surat Jawaban Pengaduan

·    Surat Penagih

·    Surat Pengiriman Pembayaran

·    Surat Penangguhan Pembayaran

Contoh surat pesanan

https://drive.google.com/open?id=1ziDFU1vgrW9MxysTiCKP1MNAo-NjY-5_

Contoh surat pesanan barang elektronik

https://drive.google.com/file/d/1ziDFU1vgrW9MxysTiCKP1MNAo-NjY-5_/view?usp=sharing

Contoh surat perkenalan produk

https://drive.google.com/file/d/1lEn-8FFtBSolPAYfQUztbjvN2JWvafch/view?usp=sharing

Contoh surat penolakan pesanan

https://drive.google.com/file/d/1kCdrfNpzxXh-RZcvhNm3KpYCA76w_O7Y/view?usp=sharing

Contoh surat pengiriman pembayaran

https://drive.google.com/file/d/1PNKSyttoCK0EtdMqYCrGfbuKqZZiG-A-/view?usp=sharing

Contoh surat penangguhan pembayaran

https://drive.google.com/file/d/1vIWy4Ywiw2pn7_18gR8V2-XN72sE5MUd/view?usp=sharing

Contoh surat penagihan

https://drive.google.com/file/d/1BrBAyeWviKYFJP4VAmND_yTgABjHukpD/view?usp=sharing

Contoh surat pemberitahuan pengiriman baranghttps://drive.google.com/file/d/1YNvRFWboVZlzsJ1R_6W0bUrKwLKKzHPq/view?usp=sharing

Contoh surat konfirmasi pesanan

https://drive.google.com/file/d/13r0Sx4EoGwG5tKGyuO_DQ12PMdsWF0es/view?usp=sharing

Contoh surat jawaban pengaduanhttps://drive.google.com/file/d/10Xlbd-AU5gKllGxN0NIaZK23vYHbAFq-/view?usp=sharing

Contoh surat jawaban penangguhan pembayaran

https://drive.google.com/file/d/1VF7MOL956uYOPRdc97MMOumgEGqQ5U_U/view?usp=sharing

Ø Dokumen Administrasi Laporan Untuk Usaha

  Laporan adalah pekerjaan administrasi dalam tata usaha karena terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

1 . Fungsi Laporan
a). Sebagai bahan pertanggung jawaban
b). Sebagai alat penyampaian informasi
c). Sebagai alat pengawasan
d). Sebagai bahan penilaian
e). Sebagai bahan pengambilan keputusan

2 . Hal hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan
a). Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat.
b). Laporan harus mengandung kebenaran dan objektivitas.
c). Laporan harus lengkap.
d). Laporan harus tegas dan konsisten.
e). Laporan harus langsung mengenai sasaran.
f). Laporan disampaikan pada orang dan alamat tujuan yang tepat.
h). Laporan dibuat tepat waktu.
i). Laporan harus disertai bukti-bukti terkait.

3 . Langkah-langkah membuat laporan.
a). Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan.
b). Mengumpulkan bahan,data dan fakta.
c). Mengklarifikasi data.
d). Mengevaluasi dan mengolah data.
e). Membuat kerangka laporan.

4 . Kerangka Laporan
a). Pendahuluan, terdiri atas tujuan dari laporan.
b). Batang tubuh/isi, berisi data, pelaksanaan kegiatan, masalah yang terjadi serta pembahasannya.
c). Lampiran pendukung/portofolio, berisi keterangan tambahan.

5 . Jenis-jenis Laporan

a). Laporan berdasarkan waktu

·     Laporan berkala/periodic

·     Laporan incidental

b). Laporan berdasarkan bentuk

·     Laporan berbentuk surat

·     Laporan berbentuk naskah

·     Laporan berbentuk memo

c). Laporan berdasarkan penyampaian

·     Laporan lisan

·     Laporan tertulis

·     Laporan visual

d). Laporan berdasarkan sifat

·     Laporan biasa

·     Laporan penting

e). Laporan berdasarkan isinya

·     Laporan informative

·     Laporan rekomendasi

·     Laporan analisi

·     Laporan kelayakan

·     Laporan pertanggung jawaban

Ø Dokumen Administrasi Formulir Untuk Usaha

  Formulir dibuat karena permintaan dan seragam terhadap informasi tertentu sehingga data dibuat secara berulang kali yang berakibat pada ketidakefektifan dan ketidakefisienan.

A.  Manfaat membuat formulir, yaitu :
     B. Fungsi formulir, yaitu :
     C. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

a). Menghemat waktu dan tenaga.

b). Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan.

c). Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan.

d). Mengurangi kegiatan fotocopy.

a). Mencari suatu keterangan tertentu

b). Menghimpun data yang sama

c). Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda

d). Sebagai bukti fisik

e). Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

a). Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.


b). Perhatikan efektifitas dan efisiensi formulir karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir.
c). Ada standarisasi dalam pembuatan formulir.
d). Kata tersusun dengan rapi, logis dan praktis.

e). Formulir dibuat sederhana.
d). Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup.
e). Harus ada judul nama formulir.
f). Gunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan.
g). Cantumkan nama organisasi untuk formulir keluar kantor.
h). Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik  mungkin dan  direncanakan secara matang.

IV.      D. Jenis-Jenis Formulir untuk Usaha
a). Formulir internal, yaitu formulir yang digunakan di dalam lingkungan usaha.
b). Formulir eksternal, yaitu formulir yang dibutuhkan oleh badan usaha, tetapi berasal dari luar lingkungan usaha.

Ø Dokumen Administrasi Catatan Tertulis & Pengarsipan Untuk Usaha

A. Cara cara pengarsipan

a). Sistem Abjad

b). Sistem Perihal

c). Sistem Nomor

d). Sistem Geografis

e). Sistem Tanggal

Penjelasannya......

a). Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)

       Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan/organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.

Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Adapun kata tangkap dapat berupa :

– Nama orang

– Nama perusahaan/organisasi

– Nama tempat/daerah

– Nama benda/barang

– Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)

Menentukan ciri/tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.

Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul/caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.

Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.

Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.

   Ada dua macam petunjuk silang.

a. Petunjuk silang langsung

 Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu   nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.

 b. Petunjuk silang tak langsung

 Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.

Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :

– Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama

– Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.

– Menetapkan caption atau judul surat

– Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan

– Membuat petunjuk silang

– Memberi kode surat

– Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.

– Menyusun menurut susunan abjad.

– Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah

– Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.

– Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.

– Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.

       Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

    Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.

1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.

Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.

2. Perlengkapan menyimpan surat

– Filling Cabinet

– Guide

– Folder

– Kartu kendali

3. Pemberian kode surat

4. Penyimpanan surat, dengan cara

– Membaca surat untuk mengetahui isi surat

– Memberi kode surat

– Mencatat surat dalam kartu kendali

5. Menyimpan kartu kendali.

  C. Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam

1. Sistem Nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)

Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

   Yang diperlukan dalam sistem ini adalah

a. Perlengkapan yang diperlukan adalah

– Filling cabinet

– Guide

– Folder

b. Daftar klasifikasi nomor

c. Kartu kendali

    Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.

Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu

– Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor

– Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama

– Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah

– Sebagai pedoman pemberian kode surat

– Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat

Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

– Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide

– Di belakang setiap guide ditempatkan 10 folder

– Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan

   Cara penyimpanan surat

– Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya

– Memberi kode surat

– Mencatat surat kedalam kartu kendali

– Mencatat surat pada kartu indeks

– Menyimpan surat

– Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan

– Menyimpan kartu kendali

2. Sistem Nomor menurut Terminal Digit

Di dalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut terminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.

    Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah

– Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)

– Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

– Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut

a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide

b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder

c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder

– Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada di belakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.

    Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angka. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.

4. Sistem Nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.

Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

   D. Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.

    Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.

Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.

Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini

– Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.

– Penyimpanan surat melalui prosedur

a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.

b. Membaca surat

c. Memberi kode surat

d. Mencatat surat pada kartu kendali

e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing

f. Menyimpan surat

g. Menyimpan kartu kendali

– Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.

   E. Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Yang diperlukan untuk sistem ini adalah

– Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.

– Pembagian sistem tanggal

a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)

b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)

c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

– Susunan guide dan folder dalam filling cabinet

a. Laci menggambarkan tahun

b. Guide menggambarkan bulan

c. Folder menggambarkan tanggal

– Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat

a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan

b. Mencatat surat pada kartu kendali

c. Menyimpan surat.